छोटे व्यवसाय में एक सफल हाइब्रिड कार्य वातावरण कैसे बनाए रखें
एक मिश्रित कार्य वातावरण का मतलब है कि आपकी टीम कार्यालय, यात्रा और घर पर एक साथ काम करती है। सौभाग्य से, प्रौद्योगिकी में प्रगति और संगठनात्मक संरचना के नए दृष्टिकोण के साथ, व्यवसाय अपने कर्मचारियों को दूर जाने की अनुमति दे सकते हैं।
इस प्रकार के कार्य वातावरण को सफलतापूर्वक बनाए रखने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि यह आपके संगठनात्मक लक्ष्यों के अनुरूप हो और सहयोग और उत्पादकता को बढ़ावा दे। व्यवसाय के प्रत्येक प्रभाग के लिए सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो का होना आवश्यक है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम के सभी सदस्य आपके लक्ष्यों का समर्थन करते हैं, इसे उचित रूप से प्रबंधित करें।
आज, हम बेहतर संचार, समन्वय और कार्य प्रबंधन के लिए उपकरणों और रणनीतियों को लागू करके इन चुनौतियों का समाधान कैसे करें, इस पर चर्चा करेंगे।
हाइब्रिड कार्यस्थल को समझना
कार्यस्थल विकसित हो रहा है. किसी कार्यालय में पारंपरिक 9-5 अब काम पूरा करने का एकमात्र तरीका नहीं है। तकनीकी प्रगति के साथ, अधिक लोग दूर से, घर से या यात्रा पर काम कर रहे हैं।
हाइब्रिड टीमों की सफलता से हाइब्रिड कार्य मॉडल का उदय हुआ है। इस मॉडल में, कर्मचारी अपना समय दूर से काम करने और कार्यालय जाने के बीच विभाजित कर सकते हैं।
हालाँकि, इस प्रकार के सेटअप के लाभ तो हैं, लेकिन यह कुछ चुनौतियों के साथ आता है, यदि आप सावधानी से योजना नहीं बनाते हैं तो इससे निपटना मुश्किल साबित हो सकता है।
कर्मचारी क्या करते हैं, इस पर नज़र रखना और यदि वे आपके जैसे सटीक भौतिक स्थान पर नहीं हैं, तो सभी को सूचित रखना अक्सर चुनौतीपूर्ण हो सकता है।
जब सही ढंग से किया जाता है, तो एक हाइब्रिड वातावरण आपकी टीम को दक्षता या गुणवत्ता से समझौता किए बिना अपना काम करने में अधिक स्वायत्तता देगा।
हाइब्रिड वर्क मॉडल के लाभ
हाइब्रिड कार्य मॉडल तेजी से लोकप्रिय हो रहा है क्योंकि यह दोनों दुनियाओं का सर्वोत्तम प्रदान करता है – घर से काम करने का लचीलापन और कार्यालय में काम करने की संरचना और सामाजिक संपर्क।
हाइब्रिड कार्य मॉडल के कई लाभ हैं, जिनमें निम्नलिखित पहलू शामिल हैं।
बढ़ती हुई उत्पादक्ता
बहुत से लोग पाते हैं कि जब वे घर से काम करते हैं तो वे अधिक उत्पादक होते हैं क्योंकि वे कम रुकावटों के साथ अपनी गति से ऐसा कर सकते हैं।
घर पर काम करने और लचीले कार्य विकल्पों के कारण कर्मचारियों के पास आत्म-देखभाल और आराम के लिए समय बढ़ गया है।
बेहतर सहयोग
हाइब्रिड कार्य मॉडल का एक अन्य महत्वपूर्ण लाभ कर्मचारी सहयोग और समावेशिता में सुधार करना है। माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और गूगल मीट जैसे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल के साथ, दूरस्थ कर्मचारी दुनिया भर के विभिन्न स्थानों में रहने वाली विभिन्न टीमों के साथ आसानी से सहयोग कर सकते हैं।
जहां तक कर्मचारी जुड़ाव की बात है, दूरदराज के कर्मचारी व्यक्तिगत स्थान या गोपनीयता का त्याग किए बिना इन चैट कार्यक्रमों के माध्यम से कार्यालयों में लोगों के साथ बातचीत कर सकते हैं।
कर्मचारी संतोष
जब कर्मचारी अपने काम का आनंद लेते हैं और कंपनी की संस्कृति के बारे में अच्छा महसूस करते हैं तो कंपनियों को अच्छे परिणाम मिलते हैं। हाइब्रिड टीमों में स्वतंत्रता की भावना होती है, जिससे अक्सर स्टाफ सदस्यों का मनोबल ऊंचा होता है।
जो कर्मचारी अपने नियोक्ता द्वारा मूल्यवान महसूस करते हैं, वे उन लोगों की तुलना में अधिक प्रयास करेंगे जो अपने काम से कम सराहना या तनाव महसूस करते हैं।
छोटे व्यवसाय में हाइब्रिड कार्य वातावरण बनाए रखने के लिए 10 युक्तियाँ
एक छोटे व्यवसाय के भीतर इस तरह के माहौल को प्रबंधित करना और बनाए रखना चुनौतीपूर्ण हो सकता है जो सुचारू रूप से चलाने के लिए दैनिक आमने-सामने की बातचीत पर निर्भर करता है।
लेकिन इन दस युक्तियों को लागू करके आपके छोटे व्यवसाय में एक मिश्रित कार्य वातावरण बनाने के तरीके हैं।
टीम निर्माण को प्राथमिकता दें
अपनी टीम के लिए शुरू से ही माहौल तैयार करना आवश्यक है। शुरुआत करते समय, दिन-प्रतिदिन में उलझ जाना और बड़ी तस्वीर को नज़रअंदाज़ करना आसान होता है।
लेकिन यदि आप एक सफल और संपन्न हाइब्रिड कार्य वातावरण बनाना चाहते हैं, तो शुरू से ही टीम निर्माण को प्राथमिकता देना महत्वपूर्ण है।
टीम-निर्माण गतिविधियाँ और सहयोग उपकरण बंधन का एक उत्कृष्ट तरीका हैं। प्रत्येक सप्ताह के अंत में अपने कर्मचारियों के साथ कुछ मज़ेदार करने के लिए समय समर्पित करें, जैसे गेम खेलना या सैर पर जाना।
कुछ मनोरंजक गतिविधियों के लिए प्रत्येक सप्ताह एक घंटा अलग रखने से आपके हाइब्रिड कर्मचारी अधिक खुश और अधिक उत्पादक बनेंगे। इससे न केवल कंपनी का मनोबल बढ़ेगा, बल्कि टीम के सदस्यों के बीच रिश्ते भी मजबूत होंगे।
सीमाओं का निर्धारण
सीमाएँ निर्धारित करने का अर्थ है कि कर्मचारी कब और कहाँ काम कर सकते हैं, इसके लिए नियम और दिशानिर्देश बनाना। इसका अर्थ संचार और सहयोग की अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट होना भी है।
जब विभिन्न भूमिकाएँ एक हाइब्रिड मॉडल में एक साथ काम करती हैं, तो प्रत्येक कर्मचारी को दिन के किस समय काम करना चाहिए, इसका सटीक शेड्यूल स्थापित करना आवश्यक है। कर्मचारियों को अपने दिन में हर काम पूरा करने के लिए पर्याप्त जगह की आवश्यकता होती है। ध्यान रखें कि एक समय अवधि के दौरान एक व्यक्ति पर बहुत अधिक काम का बोझ न डालें। आप नहीं चाहेंगे कि वे थक जाएं और ऑटोपायलट मोड में चले जाएं क्योंकि उनके पास घर से भी देर तक रुकने या विषम समय में काम करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है।
सीमाएँ निर्धारित करके, आप इसमें शामिल सभी लोगों के लिए अधिक कुशल और प्रभावी कार्य वातावरण बनाने में मदद कर सकते हैं।
लचीले बनें
एक छोटे व्यवसाय के रूप में, आपको परिवर्तनों के प्रति शीघ्रता से अनुकूलन करने में सक्षम होने की आवश्यकता है। अपने कर्मचारियों और उनके शेड्यूल के प्रति लचीले रहें। चीज़ें कैसे की जा सकती हैं, इसके लिए अलग-अलग हाइब्रिड कार्य विकल्प प्रदान करें और अपने कर्मचारियों को यह चुनने देने से न डरें कि उनके लिए सबसे अच्छा क्या काम करेगा।
उदाहरण के लिए, यदि किसी को स्कूल या अन्य प्रतिबद्धताएँ हैं, तो उन्हें जल्दी जाने दें या देर से आने दें। यह टाइमकीपिंग के बारे में नहीं है। यह यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि आपके लिए काम करने वाले लोग काम में संतुष्ट और उत्पादक हैं।
इस तरह, कर्मचारियों की संतुष्टि से पूरी टीम को लाभ होता है।
लोगों को उनके काम करने के तरीके में लचीलापन देने से वे कार्यस्थल की जरूरतों के साथ अपने निजी जीवन की मांगों को संतुलित करने में सक्षम होंगे। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आपके पास कंपनी की सफलता में निवेशित कार्यबल है।
कर्मचारी की भलाई पर नज़र रखें
मिश्रित कार्य वातावरण में, कर्मचारियों की भलाई पर नज़र रखना आवश्यक है। छोटे व्यवसायों को यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक व्यक्ति को सफलता का अवसर मिले।
सर्वेक्षणों का उपयोग करके नियमित रूप से कर्मचारियों से संपर्क करना सुनिश्चित करें, क्योंकि वे आपको मूल्यवान जानकारी प्रदान करेंगे कि वे अपने कार्य जीवन से क्या चाहते हैं।
यदि कार्यभार या अवसरों को लेकर कोई समस्या उत्पन्न हो तो उन्हें आपको बताने के लिए प्रोत्साहित करें। खुला संवाद करना हमेशा अच्छा होता है ताकि हर कोई शामिल और जुड़ा हुआ महसूस करे।
जब लोग ब्रेक ले सकें तो विशिष्ट समय बनाकर यथासंभव संरचना प्रदान करें ताकि यदि आवश्यक हो तो लोग काम से समय निकाल सकें।
खुले संचार को प्रोत्साहित करें
खुले संचार का अर्थ है नियमित चेक-इन स्थापित करना, सवालों के जवाब देने के लिए उपलब्ध होना और वस्तुतः एक ओपन-डोर नीति बनाना। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि हर कोई अपनी चिंताओं और सुझावों को साझा करने में सहज महसूस करे, चाहे वे कहीं भी हों।
इस व्यवस्था को दीर्घकालिक रूप से सफल बनाने के लिए इसमें शामिल सभी पक्षों के बीच संचार खुला और लगातार होना चाहिए।
आप अपने कर्मचारियों को महत्वपूर्ण निर्णयों में शामिल करके यह भी सुनिश्चित करना चाहेंगे कि उन्हें ऐसा महसूस हो कि वे आपके व्यवसाय का अभिन्न अंग हैं।
जब संभव हो, तो अपनी टीम को इसमें शामिल करें कि उन्हें किन पहलों को प्राथमिकता देनी चाहिए और सभी को विकास पर कैसे ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
ऑनलाइन उत्पादकता टूल का उपयोग करें
हाइब्रिड कार्य वातावरण की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में मदद के लिए ऑनलाइन कर्मचारी उत्पादकता टूल का उपयोग करना आवश्यक है। यह पता लगाना कि आपके कर्मचारियों को क्या चाहिए और एक ऑनलाइन स्वचालन उपकरण प्रदान करना जो उनके लिए काम करेगा, एक महत्वपूर्ण कदम है।
स्लैक और इसके विकल्प जैसे संचार उपकरण व्यक्तिगत और दूरस्थ दोनों तरह से टीम मीटिंग के लिए मैसेजिंग और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग में मदद कर सकते हैं। इसके अलावा, कर्मचारी अनुभव प्लेटफार्मों का उपयोग हाइब्रिड कार्य वातावरण के लिए गेम-चेंजर हो सकता है। ये प्लेटफ़ॉर्म संचार, सहयोग और अन्य आवश्यक उपकरणों को एक ही स्थान पर केंद्रीकृत कर सकते हैं, जिससे कर्मचारियों के लिए अपने काम को नेविगेट करना आसान हो जाता है। यह न केवल उत्पादकता में सुधार करता है बल्कि किसी के स्थान की परवाह किए बिना समग्र कार्य अनुभव को भी बढ़ाता है।
आसन या ट्रेलो जैसे ट्रैकिंग टूल प्रबंधकों को समय सीमा और सौंपे गए कार्यों की निगरानी करने में मदद कर सकते हैं। और परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर किसी परियोजना की स्थिति के संबंध में सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने में मदद कर सकता है।
इन स्वचालन उपकरणों का उपयोग करने से आप अपनी टीम के भीतर पारदर्शिता और जवाबदेही बनाए रख सकते हैं, चाहे वे कहीं भी काम करें।
मानवीय अनुभव को प्राथमिकता दें
एक छोटे व्यवसाय के भीतर मिश्रित कार्य वातावरण बनाए रखते समय मानवीय अनुभव नंबर एक प्राथमिकता होनी चाहिए।
अपने प्रयासों को कार्यालय के एर्गोनॉमिक्स में सुधार लाने, सहानुभूतिपूर्ण होने और मानसिक स्वास्थ्य संबंधी विचारों को ध्यान में रखने वाली कंपनी की नीतियां बनाने पर केंद्रित करें।
सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, कर्मचारियों को कंपनी की संस्कृति के साथ सहज और खुश महसूस करना चाहिए। दूरस्थ टीमों को अपनी परियोजनाओं और संगठन में योगदान देने में सक्रिय भूमिका निभाने की आवश्यकता है; समावेशिता महत्वपूर्ण है.
उन्हें यह जानने की जरूरत है कि अन्य लोग किसी भी वर्तमान या भविष्य के विकास पर अपडेट रहने के लिए क्या कर रहे हैं जो उनकी विशेषज्ञता के क्षेत्र को प्रभावित कर सकता है।
समय का ध्यान रखें
हाइब्रिड कार्य वातावरण बनाए रखते समय, आपको और आपके कर्मचारियों को समय का ध्यान रखना चाहिए। ऐसे समय होंगे जब लोग अलग-अलग स्थानों पर या यहां तक कि अलग-अलग समय क्षेत्रों में भी काम करेंगे।
इसलिए एक दिन या सप्ताह में कितना काम किया जा सकता है और प्रत्येक व्यक्ति को ब्रेक अवधि के लिए कितना समय चाहिए, इसकी अपेक्षाओं का प्रबंधन करना आवश्यक है
ऐसा करने का एक तरीका हर किसी की उपलब्धता के साथ डिजिटल कैलेंडर बनाना है ताकि आप देख सकें कि कोई मीटिंग, प्रोजेक्ट आदि के लिए कब उपलब्ध है।
बैठक के प्रयास बढ़ाएँ
अपनी बैठक के प्रयासों को बढ़ाने का अर्थ है बैठकों में अपने समय को अधिक व्यवस्थित और जानबूझकर रखना और यह सुनिश्चित करना कि हर कोई समझे कि क्या हो रहा है और कंपनी किन परियोजनाओं पर काम कर रही है। नियमित रूप से आमने-सामने बैठकें करें, ताकि हर कोई आने वाले सप्ताह के लिए अपनी जिम्मेदारियों को जान सके।
आगामी समय-सीमा और हाल की परियोजना की जानकारी के लिए ट्रैकिंग ऐप्स से जुड़े रहना आसान बनाने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करें।
एक साझा Google ड्राइव फ़ोल्डर या ईमेल समूह बनाना सहायक होगा; इस तरह, लोग फ़ाइलें साझा कर सकते हैं और परियोजनाओं पर एक साथ नज़र रख सकते हैं।
‘कोच’ की भूमिका का उपयोग करें
एक छोटे व्यवसाय के पास हमेशा एक समर्पित मानव संसाधन प्रबंधक को नियुक्त करने का विकल्प नहीं हो सकता है। हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आप अभी भी एक मिश्रित कार्य वातावरण बनाए नहीं रख सकते हैं जो आपके कर्मचारियों के लिए उत्पादक और आरामदायक दोनों हो।
‘कोच’ की भूमिका का उपयोग ऐसा करने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है। केवल पर्यवेक्षण न करें. अपनी टीम के विकास की ज़िम्मेदारी लें और टीम के सदस्यों को उनकी पूरी क्षमता विकसित करने में मदद करें।
कोच दृष्टिकोण कर्मचारी प्रतिधारण को बढ़ावा देने में मदद करेगा। यह सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम का हर व्यक्ति काम के दौरान आने वाली किसी भी चुनौती को साझा करने और आवश्यक सहायता प्राप्त करने के लिए पर्याप्त सुरक्षित महसूस करता है।
हाइब्रिड कार्य परिवेश में कार्य संस्कृति
जैसा कि हमने स्थापित किया है, कई छोटे व्यवसाय दूरस्थ टीमों के लचीलेपन का लाभ उठा सकते हैं। कार्यालय के माहौल में उस दृष्टिकोण के तत्वों को शामिल करना भी श्रमिकों और मिश्रित नेताओं के लिए अविश्वसनीय रूप से फायदेमंद हो सकता है।
आपके व्यवसाय में हाइब्रिड कार्य संस्कृति को प्रभावी ढंग से बनाए रखने में मदद के लिए, यहां पांच युक्तियां दी गई हैं जिनका उपयोग आप अपनी टीम के सदस्यों के लिए सबसे सकारात्मक कार्य वातावरण बनाने के लिए कर सकते हैं।
- वर्चुअल टीम इवेंट आयोजित करें
छोटे व्यवसायों के पास आम तौर पर व्यक्तिगत टीम कार्यक्रमों के लिए सभी को समायोजित करने के लिए एक बड़ा कार्यालय स्थान नहीं होता है। आप रचनात्मक हो सकते हैं और इसके बजाय वर्चुअल टीम इवेंट आयोजित कर सकते हैं। इस तरह, हर कोई अपने घर से आराम से भाग ले सकता है। कुछ उदाहरणों में शामिल हैं: आभासी खेल
प्रतिभा दिखती है
माइंडफुलनेस व्यायाम
आभासी गृह भ्रमण - स्वास्थ्य और कल्याण पर ध्यान दें
कार्यस्थल पर स्वास्थ्य और खुशहाली को प्राथमिकता दें। मानसिक, शारीरिक और भावनात्मक कल्याण पर ध्यान देने से सभी को लाभ होगा। तनाव प्रबंधन कार्यक्रम, स्वस्थ नाश्ते और फिटनेस गतिविधियों की पेशकश करके जीवन की स्वस्थ गुणवत्ता को बढ़ावा देना है। स्वस्थ जीवनशैली वाले कर्मचारियों में अधिक ऊर्जा होगी, वे बेहतर महसूस करेंगे और काम पर अधिक उत्पादक होंगे। - सहयोगात्मक पाठ्यक्रम/प्रशिक्षण गतिविधियों की पेशकश करें
सहयोगात्मक पाठ्यक्रम प्रभावी रूप से विभिन्न विभागों और पदों के हाइब्रिड श्रमिकों को किसी परियोजना या अन्य कार्य पर सहयोग करने की अनुमति देते हैं। विपणन योजनाओं, बजट, वित्तीय अनुमान आदि के लिए संयुक्त पाठ्यक्रम बनाने पर विचार करें। प्रशिक्षण गतिविधियाँ टीमों को एक साथ काम करने में रुचि बनाए रखने में मदद करेंगी। वे नए कर्मचारियों को अमूल्य अनुभव प्रदान कर सकते हैं जो उनके नौकरी विवरण के अन्य क्षेत्रों में स्थानांतरित किया जा सकता है। - निष्पक्षता स्थापित करें
एक मिश्रित कार्य संस्कृति में, शुरुआत में ही निष्पक्षता स्थापित करना महत्वपूर्ण है। आपको बिना किसी पूर्वाग्रह के छुट्टी, मुआवज़ा और नौकरी की ज़िम्मेदारियों को संभालना होगा। साथ ही, आपको यह भी स्पष्ट करना होगा कि दूर से काम करने वाले कर्मचारियों से आपकी क्या अपेक्षाएँ हैं। एक बार जब आप ये दिशानिर्देश स्थापित कर लें, तो उन्हें अपनी टीम को स्पष्ट रूप से बताएं। - पारदर्शिता को प्रोत्साहित करें
आप उदाहरण के तौर पर नेतृत्व करना चाहते हैं और अपने कर्मचारियों को इस बारे में पारदर्शी होने के लिए प्रोत्साहित करना चाहते हैं कि घर से काम करने पर उन्हें कैसा महसूस होता है। यदि उन्हें अपने दूर-दराज के सहकर्मियों से जुड़े रहने में कठिनाई हो रही है, तो देखें कि क्या इसे सुविधाजनक बनाने में मदद करने के कोई तरीके हैं। उदाहरण के लिए, आप साप्ताहिक चेक-इन या वर्चुअल कॉफ़ी ब्रेक सेट कर सकते हैं।
चाबी छीनना
एक मिश्रित कार्य वातावरण न केवल कर्मचारियों के लिए बल्कि नियोक्ताओं के लिए भी फायदेमंद है। कर्मचारियों को जहां वे चुनते हैं और एक उत्पादक कार्यक्रम के अनुसार काम करने में सक्षम होना जो उनके और कंपनी के लिए सबसे अच्छा काम करता है, उत्पादकता और कर्मचारी खुशी में वृद्धि करेगा।
नियोक्ता इस प्रकार की कंपनी संस्कृति से शीर्ष प्रतिभाओं को आकर्षित कर सकते हैं और अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन के बीच एक स्वस्थ संतुलन बनाए रख सकते हैं।
अत्याधुनिक तकनीक में निवेश करके, ओपन-डोर नीति प्रदान करके और कर्मचारियों को अपना शेड्यूल बनाने के लिए प्रोत्साहित करके एक छोटे व्यवसाय के भीतर एक समृद्ध मिश्रित कार्य वातावरण बनाए रखना संभव है।